Права доступа в amoCRM и Битрикс24: роли менеджеров, экспорт базы и увольнение сотрудника

Менеджер ушёл к конкуренту, а через месяц его новые коллеги звонят вашим клиентам. Проверка показывает, что за неделю до увольнения он выгрузил контакты в Excel. Кнопка экспорта была доступна всем, потому что права при запуске CRM никто не настраивал.

Права доступа решают две задачи: менеджер видит то, что нужно для работы, и не может унести или удалить остальное. При внедрении amoCRM и Битрикс24 мы настраиваем роли до того, как в систему зайдёт команда. Настройки в двух системах называются по-разному, но логика одна: уровень доступа, роль, отдельные права на экспорт и удаление.

Как устроены права доступа в amoCRM

В amoCRM права задают отдельно для сделок, контактов, компаний и задач. Для каждого действия выбирают уровень: «Разрешено», «Все в группе», «Если ответственный» или «Запрещено». Это описано в справке amoCRM об уровнях прав на октябрь 2026.

Права зависят друг от друга. Без права на просмотр пользователь не сможет редактировать, удалять и выгружать данные. Если запрещено редактирование, удаление и экспорт тоже недоступны. Уровни экспорта совпадают с уровнями просмотра.

Права можно ограничить по этапам воронки и для раздела «Неразобранное». По данным справки amoCRM о правах пользователей на октябрь 2026, чтобы закрыть воронку целиком, права выставляют на каждом этапе. При запрете просмотра этапа сотрудник видит сам этап, но сделки на нём скрыты. Одинаковые права для нескольких сотрудников удобно хранить в роли.

Группы пользователей нужны, когда в компании несколько отделов или филиалов. Руководитель группы получает уровень «Все в группе» и видит сделки своих менеджеров, но не соседнего отдела. В справке отдельно предупреждают: если дать право создавать контакты без права их просматривать, появятся дубли.

Как устроены права доступа в Битрикс24

В Битрикс24 права в CRM строятся на ролях. По умолчанию есть «Администратор» с полным доступом и «Менеджер», который просматривает, создаёт и изменяет свои элементы. По данным справки Битрикс24 о ролевой модели на октябрь 2026, роли можно копировать и создавать свои, а сама ролевая модель доступна не на всех тарифах.

Для чтения, добавления, изменения, удаления, экспорта и импорта выбирают уровень: «Свои», «Своего отдела», «Подотделов отдела», «Все открытые», «Всех сотрудников». Для лидов, сделок и смарт-процессов права можно задать по стадиям. Важная деталь: если у сотрудника несколько ролей, действует самое широкое право.

Последнее правило часто ломает настройку. Менеджеру дали роль «Продажи» с доступом к своим сделкам, а потом добавили роль «Сервис» для работы с заявками. В роли «Сервис» стоял уровень «Всех сотрудников», и менеджер увидел всю базу. Проверяйте итоговые права сотрудника, а не каждую роль отдельно.

Роли сотрудников в CRM: кому что открыть

Роль сотрудника определяют по его ежедневным задачам. Должность здесь мало что говорит: «менеджер» в рознице и в B2B работает с базой по-разному.

Менеджеру нужны свои сделки и общая база контактов, чтобы не создавать дубли. Руководителю отдела — сделки группы и отчёты. Бухгалтеру хватит сделок на стадии оплаты. Полный доступ с экспортом и удалением оставьте одному-двум людям.

Просмотр всех контактов менеджеру обычно нужен. Клиент звонит повторно, менеджер не находит его в базе и заводит новый контакт. Через полгода у одного клиента три карточки с разной историей. Закрываете базу менеджеру — договоритесь, кто проверяет дубли перед созданием.

Как защитить клиентскую базу от выгрузки

Первое правило — экспорт только у администратора. Менеджеру выгрузка в Excel для работы не нужна: звонить, писать и ставить задачи он может в CRM. Отчёт для руководителя собирают в аналитике системы.

• Отключите экспорт и удаление всем, кроме администратора.
• Проверьте права в мобильном приложении: в amoCRM они действуют во всех разделах, включая приложение и аналитику.
• Включите двухфакторную аутентификацию для администраторов.
• Смотрите журнал входов: в amoCRM — лог авторизаций (по данным справки, туда попадают и действия экспорта), в Битрикс24 — журнал событий.
• Если сотрудники работают из офиса, ограничьте вход белым списком IP-адресов.

По данным справки amoCRM о логе авторизаций на октябрь 2026, лог и белый список IP доступны с тарифа «Расширенный». В логе видны дата, способ входа, IP-адрес, браузер и экспорт. В Битрикс24 входы сотрудников видны в журнале событий (Настройки → Безопасность → Журнал событий): кто, когда и с каких IP-адресов заходил. По данным справки Битрикс24 о журнале событий, открыть его может администратор, а сам журнал доступен не на всех тарифах.

Запрет экспорта не защитит от скриншотов и ручного переписывания. Он убирает самый быстрый способ унести базу целиком и оставляет след, если выгрузку всё же сделали. Остальное решают договор с сотрудником и порядок увольнения. Учтите и ограничения самой выгрузки: по данным справки amoCRM об экспорте на октябрь 2026, файл доступен для скачивания три дня, а из примечаний выгружаются только последние пять.

Как проверить настройку прав перед запуском

Права проверяют из-под учётной записи сотрудника: экран настроек не показывает, как роли сложатся вместе. Заведите тестового пользователя с ролью менеджера и пройдите его рабочий день: открыть сделку коллеги, найти клиента в базе, нажать «Экспорт», удалить контакт. Всё, что получилось лишнего, нужно закрыть.

1. Менеджер видит свои сделки и не видит сделки коллег, если так решили.
2. Поиск находит существующего клиента, даже если он закреплён за другим сотрудником.
3. Кнопки экспорта и удаления у менеджера неактивны или скрыты.
4. Руководитель отдела видит сделки своей группы и не видит соседний отдел.
5. Бухгалтер или сервис видят только свои стадии и не меняют сумму сделки.

Отдельно проверьте интеграции. Виджеты, телефония и сервисы рассылок работают от имени пользователя, который их подключил, и в amoCRM их действия попадают в лог от его имени. Подключайте интеграции под служебной учётной записью администратора. Иначе после увольнения сотрудника, который их настраивал, обмен может остановиться.

Повторяйте проверку при каждом изменении структуры: новый отдел, новая воронка, сотрудник с двумя ролями. В Битрикс24 особенно внимательно смотрите на совмещённые роли, ведь итоговое право берётся по самой широкой из них.

Что сделать с CRM, когда менеджер увольняется

Доступ закрывают в день увольнения, а сделки передают до того, как удалить пользователя. В обратном порядке клиенты останутся без ответственного, задачи никто не увидит, а входящие звонки уйдут в пустоту.

1. БлокировкаОтключить доступ в день увольнения
2. ПроверкаПосмотреть последние выгрузки и удаления в логе
3. ПередачаСделки, контакты, компании и задачи — новому ответственному
4. Закрытые сделкиТоже передать, чтобы повторное обращение не потерялось
5. УдалениеУдалить или оставить деактивированным после передачи

В amoCRM при удалении пользователя система предлагает передать его контакты, компании, сделки и задачи другому сотруднику. При деактивации данные остаются за сотрудником, а он перестаёт занимать место в лимите пользователей. Это описано в справке amoCRM об удалении пользователей на октябрь 2026.

В Битрикс24 ответственного меняют массово в каждом разделе CRM, на вкладке «Уволенные». По данным справки Битрикс24 о передаче элементов уволенного сотрудника на октябрь 2026, менять нужно и у завершённых сделок, а дела передают отдельно. В счетах ответственного меняют только в карточке.

Если права не настраивали с самого начала и в базе уже беспорядок, начните с аудита: кто что видит, кто выгружал данные, у каких сделок нет живого ответственного. Как отличить настройку, которую можно исправить, от системы под замену, мы разбирали в статье об аудите CRM. Перенос базы между системами описан в материале о миграции CRM.

На бесплатной консультации проверим права в вашей amoCRM или Битрикс24: кто может выгрузить базу, у кого лишний доступ и что произойдёт с клиентами при уходе менеджера.